Politica de confidențialitate

Prelucrarea datelor cu caracter personal

1. Informații generale

DIBRA CONNECTIONS SRL respectă confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal ale clienților și vizitatorilor magazinului online www.ingredientecosmetice.ro.

Prezenta Politică de confidențialitate explică ce date personale colectăm, în ce scopuri le utilizăm, care sunt temeiurile juridice ale prelucrării, cui le putem transmite și ce drepturi aveți în legătură cu acestea.

Operatorul datelor cu caracter personal este DIBRA CONNECTIONS SRL, cu sediul în București, sector 6, Bulevardul Constructorilor nr. 21, CUI RO24268524.

Pentru orice întrebare referitoare la protecția datelor personale, ne puteți contacta la adresa info@sanflora.ro.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) și cu legislația aplicabilă.

2. Ce date personale prelucrăm?

În funcție de modul în care utilizați site-ul și serviciile noastre, putem prelucra următoarele categorii de date:

• Date de identificare și contact: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de facturare și de livrare.
• Date privind comenzile: produsele comandate, valoarea comenzilor, informații despre plată, facturare, livrare și istoricul comenzilor.
• Date privind contul de client: informațiile furnizate la înregistrare și utilizarea contului.
• Date din comunicările cu noi: informațiile transmise prin e-mail, formulare de contact, telefon sau asistentul virtual.
• Date tehnice și de navigare: adresa IP, informații despre dispozitiv și browser, identificatori online și date colectate prin cookie-uri sau tehnologii similare.

Nu solicităm date personale care nu sunt necesare pentru furnizarea serviciilor noastre.

3. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Prelucrăm datele personale pentru următoarele scopuri:

3.1. Gestionarea comenzilor și a relației contractuale

Utilizăm datele necesare pentru înregistrarea, confirmarea, facturarea, expedierea și livrarea comenzilor, precum și pentru soluționarea solicitărilor referitoare la produsele achiziționate.

Temei juridic: executarea contractului sau efectuarea demersurilor precontractuale, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

3.2. Îndeplinirea obligațiilor legale

Prelucrăm datele necesare pentru respectarea obligațiilor fiscale, contabile și a altor obligații prevăzute de lege.

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.

3.3. Comunicarea cu clienții și soluționarea solicitărilor

Utilizăm datele pentru a răspunde întrebărilor, reclamațiilor și solicitărilor referitoare la produsele și serviciile noastre.

Temei juridic: executarea contractului sau interesul nostru legitim de a asigura comunicarea și asistența pentru clienți, în funcție de natura solicitării.

3.4. Marketing și comunicări comerciale

Putem transmite newslettere, oferte și alte comunicări comerciale prin e-mail în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, pe baza consimțământului, atunci când acesta este necesar.

Vă puteți dezabona în orice moment, utilizând linkul disponibil în mesajele comerciale sau contactându-ne direct.

3.5. Analiză statistică și îmbunătățirea serviciilor

Putem analiza modul în care este utilizat magazinul online pentru a îmbunătăți funcționalitatea site-ului, serviciile oferite și experiența utilizatorilor.

Temei juridic: interesul legitim, atunci când prelucrarea este permisă pe acest temei, sau consimțământul, atunci când acesta este necesar, inclusiv pentru utilizarea cookie-urilor de analiză.

3.6. Securitatea site-ului și prevenirea abuzurilor

Utilizăm măsuri tehnice și servicii de securitate pentru prevenirea accesului neautorizat, a atacurilor informatice și a utilizării abuzive a site-ului.

În acest scop, site-ul poate utiliza Google reCAPTCHA, furnizat de Google Ireland Limited. Acest serviciu poate analiza informații tehnice și elemente privind interacțiunea cu site-ul pentru a diferenția utilizatorii reali de programele automatizate.

Temei juridic: interesul legitim de a proteja site-ul și serviciile noastre, fără a exclude obligația de a obține consimțământul pentru stocarea sau accesarea informațiilor pe dispozitiv, atunci când legea îl impune.

4. Cui putem transmite datele personale?

Pentru desfășurarea activității noastre, anumite date personale pot fi transmise furnizorilor de servicii care contribuie la funcționarea magazinului online.

Aceștia pot include:

• firme de curierat și servicii de livrare;
• furnizori de servicii de plată și procesare a tranzacțiilor;
• furnizori de servicii contabile și de facturare;
• furnizori de găzduire web, mentenanță și infrastructură IT;
• furnizori de servicii de marketing, analiză statistică și securitate;
• furnizori de servicii tehnologice necesare funcționării asistentului virtual.

Datele sunt transmise în măsura necesară furnizării serviciilor respective și în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

De asemenea, datele pot fi comunicate autorităților publice atunci când există o obligație legală în acest sens.

5. Asistentul virtual (chat)

Site-ul pune la dispoziția utilizatorilor un asistent virtual bazat pe inteligență artificială (AI), destinat furnizării de informații despre produse, disponibilitate, prețuri, comenzi, plăți, livrări, retururi și politicile magazinului.

Utilizarea asistentului virtual este facultativă.

5.1. Ce date sunt prelucrate?

În cadrul utilizării asistentului virtual pot fi prelucrate:

• mesajele introduse în conversație și răspunsurile generate;
• data și ora mesajelor;
• identificatorul conversației și informațiile tehnice necesare funcționării serviciului;
• numărul comenzii, codul poștal sau numărul AWB, atunci când sunt furnizate pentru verificarea statusului unei comenzi ori livrări;
• date tehnice necesare securității serviciului și prevenirii utilizării abuzive.

Conversațiile pot conține și alte date personale pe care utilizatorii aleg să le introducă.

Vă recomandăm să nu transmiteți prin chat parole, date complete ale cardurilor bancare, informații medicale sau alte date personale sensibile care nu sunt necesare soluționării solicitării.

5.2. În ce scopuri sunt utilizate datele?

Datele sunt prelucrate pentru:

• furnizarea răspunsurilor la întrebările utilizatorilor;
• verificarea informațiilor privind comenzile și livrările, atunci când este solicitată;
• asigurarea continuității și funcționării conversației;
• prevenirea abuzurilor și protejarea securității serviciului;
• soluționarea eventualelor probleme tehnice.

Temeiul juridic al prelucrării este, după caz, executarea contractului sau efectuarea demersurilor solicitate de utilizator, respectiv interesul legitim al Societății de a furniza asistență și de a asigura securitatea serviciului, conform art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR.

5.3. Furnizorii serviciului și transferurile internaționale de date

Pentru funcționarea asistentului virtual, DIBRA CONNECTIONS SRL utilizează servicii furnizate de TypeSafe AI, Inc. și OpenAI.

Acești furnizori prelucrează datele necesare funcționării serviciului și pot utiliza, la rândul lor, subcontractanți pentru furnizarea serviciilor, găzduirea infrastructurii și asigurarea securității sistemelor.

Prelucrarea datelor poate implica transferuri în afara Spațiului Economic European. Pentru aceste transferuri sunt prevăzute mecanisme juridice de protecție a datelor, inclusiv clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau decizii de adecvare, după caz.

Informații despre subcontractanții furnizorilor sunt disponibile în documentația oficială:

• TypeSafe AI – Subcontractanți
• OpenAI – Subcontractanți

5.4. Durata păstrării conversațiilor

Conversațiile cu asistentul virtual sunt păstrate în baza de date a magazinului pentru o perioadă de 90 de zile, după care sunt șterse, cu excepția situațiilor în care păstrarea lor pentru o perioadă suplimentară este necesară pentru respectarea unei obligații legale sau apărarea unor drepturi.

OpenAI poate păstra temporar datele prelucrate pentru o perioadă de până la 30 de zile, în conformitate cu condițiile aplicabile serviciului utilizat.

TypeSafe AI păstrează mesajele atât timp cât este necesar pentru furnizarea și securitatea serviciului, potrivit condițiilor contractuale aplicabile.

5.5. Stocarea temporară în browser

Pentru continuarea conversației între paginile magazinului, asistentul virtual utilizează memoria temporară a browserului (sessionStorage), în care sunt păstrate identificatorul conversației și informații necesare funcționării ferestrei de chat.

Aceste informații sunt păstrate până la închiderea filei browserului și nu sunt utilizate în scopuri de publicitate.

Detalii suplimentare sunt disponibile în Politica de cookie-uri.

6. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea magazinului online și, cu acordul utilizatorilor, pentru analiză statistică și publicitate.

La prima accesare a site-ului, utilizatorii pot selecta categoriile de cookie-uri pe care doresc să le accepte. Preferințele pot fi modificate ulterior, în orice moment, prin intermediul butonului de reconfigurare a cookie-urilor disponibil pe site.

Informații detaliate sunt disponibile în Politica de cookie-uri.

7. Durata păstrării datelor personale

Datele personale sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile.

Durata de păstrare poate varia în funcție de natura datelor și de scopul prelucrării.

De exemplu, documentele contabile și fiscale sunt păstrate pentru perioadele prevăzute de legislație, iar datele utilizate în scopuri de marketing sunt prelucrate până la retragerea consimțământului sau până la încetarea scopului prelucrării, cu respectarea obligațiilor legale aplicabile.

La expirarea perioadei de păstrare, datele sunt șterse sau anonimizate, dacă nu există un alt temei legal pentru păstrarea lor.

8. Securitatea datelor personale

DIBRA CONNECTIONS SRL aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării neautorizate.

Accesul la date este limitat în funcție de necesitățile activității, iar furnizorii care prelucrează date în numele nostru sunt supuși obligațiilor de protecție a datelor aplicabile.

9. Drepturile dumneavoastră

În conformitate cu GDPR, beneficiați, în condițiile prevăzute de lege, de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces: puteți solicita confirmarea prelucrării datelor și informații despre acestea.
• Dreptul la rectificare: puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
• Dreptul la ștergere: puteți solicita ștergerea datelor atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: puteți solicita limitarea utilizării datelor în anumite situații.
• Dreptul la portabilitatea datelor: puteți solicita primirea sau transmiterea datelor către un alt operator, în condițiile prevăzute de lege.
• Dreptul la opoziție: vă puteți opune anumitor prelucrări întemeiate pe interesul legitim, inclusiv prelucrărilor în scop de marketing direct.
• Dreptul de a retrage consimțământul: atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, în condițiile prevăzute de GDPR.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau de a vă adresa instanțelor competente.

10. Exercitarea drepturilor și contact

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor personale, ne puteți contacta prin e-mail la adresa info@sanflora.ro.

Vom răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de GDPR, de regulă în cel mult o lună de la primire. În situațiile prevăzute de lege, acest termen poate fi prelungit, cu informarea solicitantului.

În cazul în care este necesară verificarea identității solicitantului, putem cere informații suplimentare proporționale cu această necesitate.

Solicitările transmise prin e-mail nu trebuie să fie semnate olograf.

11. Ștergerea contului de client

Puteți solicita în orice moment ștergerea contului de client, prin transmiterea unui mesaj la info@sanflora.ro, de preferat de pe adresa de e-mail asociată contului, cu subiectul „Solicitare ștergere cont”.

După verificarea solicitării, vom proceda la ștergerea contului și a datelor care nu mai sunt necesare, cu respectarea termenelor și obligațiilor legale.

Anumite informații, precum documentele fiscale sau datele necesare soluționării unor obligații legale, pot fi păstrate și după ștergerea contului, pentru perioadele prevăzute de lege.

Ștergerea contului este definitivă.

12. Actualizarea Politicii de confidențialitate

Prezenta Politică de confidențialitate poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, schimbări privind serviciile oferite sau modalitățile de prelucrare a datelor personale.